Wat zijn de voordelen van elektronische facturen?
Elektronisch factureren is de afgelopen jaren enorm populair geworden. Partijen die zaken doen met de overheid zijn zelfs verplicht om elektronisch te factureren. E-factureren is simpelweg het elektronisch versturen en ontvangen van facturen. Vaak wordt e-factureren verward met het digitaal versturen van facturen in PDF-formaat. Het verschil is dat er bij een e-factuur ook een speciaal gestandaardiseerd XML-bestand wordt verstuurd. In deze blog lees je alle voordelen van e-facturen.
Je bespaart veel tijd
Een factuur opmaken, printen, in de envelop doen en vervolgens ook nog eens zorgen dat hij op de post gaat. Als het meezit heeft de klant de volgende dag de factuur in de brievenbus. Dit kost allemaal ontzettend veel tijd. Met een e-factuur wordt met één druk op de knop de factuur bij de klant bezorgd. Er komen geen tijdrovende handelingen meer bij, zoals het uitsorteren van facturen en overtypen van factuurgegevens in het financieel systeem.
Deze elektronische gegevensuitwisseling tussen verschillende computersystemen wordt het Electronic Data Interchange genoemd. Door deze vorm van automatisering is er geen menselijke tussenkomst meer nodig.
Je bespaart veel geld
E-facturen leveren direct een besparing op omdat er geen papier en postzegel meer nodig is. Daarnaast vergt een e-factuur ook minder handelingen dan een papieren factuur. De factuur hoeft niet meer afgedrukt en verzonden te worden. Dat scheelt tijd en geld omdat er minder werk wordt verricht.
Real-time inzicht
Met een papieren factuur kost het factuurproces gemiddeld 16 dagen, terwijl het bij een e-factuur direct verwerkt is. De factuur wordt namelijk rechtstreeks verwerkt in de boekhoudsoftware van je klant. Dit betekent dat je real-time inzichten krijgt in;
- de inkomende en uitgaande geldstromen
- controle opties met betrekking tot de status en locatie van facturen
- het geldbeheer met betrekking tot betalingsverplichtingen
- de financiële status van je bedrijf
Veilig factureren
E-facturen zijn de meest veilige facturen die er zijn. Er is namelijk 0% kans op menselijke fouten. Daarnaast raakt een e-factuur niet kwijt en wordt niet aan de verkeerde persoon geleverd of verkeerd verwerkt.
Meer controle
Tot slot heb je met e-facturen meer controle en overzicht. Het nummer en de datum van verzending wordt namelijk automatisch geregistreerd in het systeem. Daarnaast worden ook eventuele aanmaningen geregistreerd waardoor je volledige controle hebt over al je facturaties.
Conclusie
Het elektronisch versturen van facturen heeft ontzettend veel voordelen. Wij raden het daarom ook aan om gebruik te maken van e-facturen. Je bespaart een hoop geld, tijd en hebt volledige controle. Wij zijn daarom van mening dat iedere onderneming gebruik moet maken van e-facturen.